Sådan forbereder du dig til din årlige medarbejderudviklingssamtale

Af mentor og terapeut Mikkel Wendelboe Toft

I denne artikel beskriver jeg nogle af de fokusområder som du kan tage med på din medarbejderudviklingssamtale (MUS). Desuden giver jeg 8 gode råd til din forberedelse.

De fleste ledere og medarbejdere har sandsynligvis deltaget i en MUS på et tidspunkt i deres karriere. MUS er en samtale, hvor leder og medarbejder gennemgår arbejdssituationen for det forgangne år og ser fremad mod næste års arbejde. I nogle organisationer foregår samtalen mundtligt og uden nogen form for forberedelse eller konkrete aftaler, mens andre organisationer benytter sig af skabeloner som anvendes på tværs af hele organisationen. Der er også mulighed for at benytte sig af online systemer, der opbevarer referater fortroligt og sikrer opfølgning på konkrete aftaler.

Jeg oplever ofte, at ledere og medarbejdere bliver trætte af den ”traditionelle” MUS. Dette skyldes enten, at udbyttet af samtalen ikke er tilfredsstillende, at aftaler alligevel ikke overholdes, eller at manglende forberedelse fører samtalen i vidt forskellige retninger. I nogle tilfælde bliver MUS opfattet som en pligt, som “bare skal overstås”.

En MUS er en formel samtale mellem dig som medarbejder og din leder. Samtalen har til formål at evaluere dine præstationer og fastlægge mål for fremtiden. Samtalen afholdes typisk årligt og er en struktureret proces, der involverer forberedelse og dokumentation af f.eks. præstationsmålinger og evalueringer. Aftaler skal altid bekræftes i et referat.

Forberedelse til MUS

Som forberedelse til MUS kan du lave et 360 graders tjek af din motivation for dit arbejde. Du kan stille dig selv disse spørgsmål, og så reflekterer over de tanker og følelser som er forbundet med dine svar:

– Mestring og udvikling: Er du god til det du gør – og udfordre det dig? Der skal meget gerne være en fornuftig balance mellem trygheden ved at kunne, og udfordringen ved at lærer. Dette kan med fordel gøres efter 80/20-reglen. 80% kendte opgaver og 20% som er nyt og udviklende. Fordelingen varierer selvfølgelig efter personlig præference.

– Nytte og gavn: Giver arbejdet mening, og syntes du at du bidraget til noget større? Det kan godt være at du ikke reder det sidste dyr i en uddøende race, men kan du se dit bidrag til omverdenen? Det er vigtigt for mennesker at gøre gavn – vi er et nyttedyr som gerne vil bidrage og gøre en forskel. Ingen har lyst til at være ligeglad – er man ligeglad, så er der ingen glæde og motivation.

– At høre til: Føler du at du er en del af et fællesskab, og at du bidrager til fællesskabet? Som mennesker er det uhyre vigtigt at have et tilhørsforhold – arbejdsfællesskabet er et af de vigtigste, for på arbejde har vi masser af regelmæssig interaktion og vil laver aftaler og samarbejder.

– At være dig selv: Man siger at det ikke handler om jobbet i sig selv, men om at være sig selv i jobbet. Passer jobbet, kulturen og samarbejdesformen til dig? Føler du at du kan være den naturlige version af dig? Føler du dig accepteret? Er det at give og modtage feedback naturligt og trygt?

Reklame – Find din sommerferie hos Aarhus Charter, der er klar med masser af spændende og gode tilbud.

 

Forventninger og kompetencer

Som nævnt er fokus i selve MUSen en evaluering af dine præstationer og at fastlægge dine mål for fremtiden.

For at du som medarbejder kan udføre dine opgaver og forblive motiveret, er det afgørende, at du er klar over, hvad der forventes af dig. Det er derfor essentielt, at arbejdsopgaverne er præcist definerede, således at du kan forstå din rolle i den større sammenhæng. Det er din leders ansvar at tydeliggøre og illustrere din unikke rolle og sætte den i relation til kollegaernes opgaver og arbejdspladsens overordnede mål.

• Du kan evt. prøve at kategoriseret dine arbejdsopgaver så du har et grundlag for at have en dialog med din leder. Det generelle kan altid udspecificeres til noget mere specifikt.
• Tjek på op afgrænsningen af dit arbejdsområde. Laver du noget en kollega egentligt forventes at lave, eller er det noget du overser? Vær særligt opmærksom på nye kollegaer og ændringer i organisationen.
• Tal om dybden og bredden i opgaveløsningen. Er opgaverne løst til rette niveau, eller kan der justeres så tid frigives til andet?

At sætte retning og definere klare målsætninger er én ting, men et helt andet fokusområde er at sikre, at du har de rette forudsætninger for at kunne levere på dine opgaver – at du har de rette kompetencer.

• Tjek om du har de rette faglige færdigheder, så som teknisk viden eller erfaring med bestemte værktøjer og software. Desuden kan personlige færdigheder, som evnen til at arbejde i teams, eller kommunikere effektivt være relevante.
• Vurder dine nuværende kompetencer og dit potentiale hvis du fik nye færdigheder. Kig dig omkring og lær fra andre: Hvad gør kollegaerne, konkurrenterne og hvad bringer de nye unge medarbejdere ind i arbejdsfællesskabet?
• Husk at faglig udvikling ofte giver personlig udvikling – og tilfredsstillelse. Udvikling af dine kompetencer vil ikke kun forbedre din præstation, men også øge din motivation og dit engagement.

Tal om din trivsel

Hvis du ikke trives på jobbet, så skal du aldrig gå med det frem til der bliver afholdt medarbejderudviklingssamtale. Mistrivsel er et ideelt emne for en spontan 1-til-1 samtale med din leder. Her kan der håndteres akut og lave en aftale om kortsigtede løsninger.
Til en MUS er der afsat tid, og samtaleformen er anderledes, så det er oplagt at tale om din trivsel i et langsigtet perspektiv. Din leder ved at din trivsel er af afgørende betydning for virksomhedens succes og produktivitet. Derudover mindsker god trivsel sygefravær, stress og konflikter.
Hvis noget er svært at sige, så kan du med fordel skrive det i jeres MUS-skema, eller blot sende det på forhånd. Så er din leder forberedt og det vil blive et naturligt emne under samtalen.

Her er 8 gode råd til din forberedelse

1. Forbered dig godt
Brug tid på at forberede dig til din MUS, tænk over dine præstationer, mål og ambitioner og hvordan du ønsker at udvikle dig. Find inspiration i det ovenstående.

2. Vær åben og ærlig
Vær åben og ærlig i din kommunikation med din leder. Fortæl om dine styrker og svagheder, og vær villig til at lytte til feedback.

3. Vær aktiv i samtalen
Tag aktivt del i samtalen og vis interesse i at forstå din lederes synspunkter. Still spørgsmål som er uddybende og kom med forslag.

4. Vær opmærksom på dine kropssprog
Dit kropssprog kan påvirke samtalen og skabe en positiv eller negativ stemning. Sørg for at have en åben og positiv attitude.

5. Vær klar til at tage ansvar
Vær klar til at tage ansvar for dine præstationer og de mål, du sætter dig selv. Vis din leder, at du er villig til at tage ansvar for din egen udvikling.

6. Vær klar til at lære
Vær åben over for nye idéer og muligheder for læring. Vis din leder, at du er villig til at tage imod feedback og lære af dine fejl.

7. Vær klar til at handle
Vær villig til at tage handling for at nå dine mål og udvikle dine færdigheder. Vis din leder, at du er dedikeret til din karriereudvikling.

8. Lav en handlingsplan

Lav en handlingsplan sammen med din leder for at følge op på de mål og planer, I har talt om til medarbejderudviklingssamtalen. Det vil hjælpe dig med at følge op på dine mål og nå de resultater, du ønsker. Opfølgningen kan eventuelt ske på jeres 1-til-1-samtaler.

Jeg håber du har fået inspiration til at forberede dig grundigt til din næste MUS.